Ley 39/2015: Los documentos públicos administrativos

 

 

Cerramos el capítulo I del título II de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las Administraciones Públicas respondiendo a tres cuestiones importantes: qué se entiende por documento público administrativo, cuál es la validez y eficacia de las copias realizadas por las Administraciones Públicas y qué documentos deberán aportar los interesados al procedimiento administrativo.

 

Emisión de documentos por las Administraciones Públicas

 

En primer lugar, el artículo 26 de esta ley recoge la definición de documentos públicos administrativos que son aquellos que emiten válidamente los órganos de las Administraciones Públicas. Estos lo harán por escrito a través de medios electrónicos, salvo que su naturaleza exija otra manera más adecuada de expresión y constancia.

Los requisitos para que los documentos electrónicos sean considerados válidos son:

  • Contener información de cualquier naturaleza que esté archivada en un soporte electrónico, según un formato determinado, susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.
  • Disponer de los datos de identificación que permitan su individualización, sin perjuicio de que puedan incorporarse a un expediente electrónico.
  • Incorporar una referencia temporal del momento en que han sido emitidos.
  • Incorporar los metadatos mínimamente exigidos.
  • Incorporar las firmas electrónicas correspondientes de acuerdo con la normativa aplicable.

Si se cumple con todos estos requisitos, los documentos electrónicos que se trasladen a un tercero de manera electrónica serán válidos.

En este punto hay que añadir que los documentos electrónicos que emitan las Administraciones Públicas con carácter informativo y aquellos que no formen parte de un expediente administrativo no requerirán la firma electrónica, pero si será necesario identificar su origen.

 

Validez y eficacia de las copias realizadas por las Administraciones Públicas

 

En segundo lugar, el artículo 27 dispone que será cada Administración Pública la que determine los órganos con competencias en la expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos o privados. (Estos últimos, es decir, los privados solo surtirán efectos administrativos).

Además, es importante destacar lo siguiente:

  • Las copias auténticas que realice una Administración Pública tendrán validez para el resto de las Administraciones.
  • La Administración General del Estado, las comunidades autónomas y las entidades locales podrán realizar copias auténticas mediante un funcionario habilitado o una actuación administrativa automatizada.
  • Será necesario mantener un registro actualizado (o sistema equivalente) donde consten los funcionarios que estén habilitados para la expedición de copias auténticas. Deberán ser plenamente interoperables y estar interconectados con el resto de Administraciones Públicas con el objetivo de comprobar la validez de la citada habilitación. En este registro, estarán, al menos, los funcionarios que presten servicio en las oficinas de asistencia en materia de registros.
  • Hay que recordar que se considerará copia auténtica de un documento público administrativo o privado aquella que se realice, cualquiera que sea su soporte, por los órganos competentes de las Administraciones Públicas y en la que se garantice la identidad del órgano que ha realizado la copia y su contenido.
  • Las copias auténticas tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales.

 

Reglas para garantizar la identidad y el contenidos de las copias electrónicas o en papel

 

Por otro lado, para garantizar la identidad y el contenido de las copias electrónicas o en papel y, por lo tanto, su carácter de copias auténticas, las Administraciones Públicas deberán ajustarse a lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad, en el Esquema Nacional de Seguridad y en sus normas técnicas de desarrollo, así como a las siguientes reglas:

  • Las copias electrónicas de un documento electrónico original o de una copia electrónica auténtica, con o sin cambio de formato, deberán incluir los metadatos que acrediten su condición de copia y que se visualicen al consultar el documento.
  • Las copias electrónicas de documentos en soporte papel o en otro soporte que no sea electrónico, pero si susceptible de digitalización, requerirán que el documento haya sido digitalizado, incluyendo los metadatos que acrediten su condición de copia, que deben visualizarse al consultar el documento. (Recuerda que la digitalización es el proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel o en otro soporte no electrónico en un fichero electrónico que contiene la imagen codificada, fiel e íntegra del documento).
  • Las copias en papel de documentos electrónicos requerirán que en las mismas figure su condición de copia y un código generado de manera electrónica (u otro sistema de verificación) para contrastar si la copia es auténtica mediante el acceso a los archivos electrónicos del órgano u organismo público emisor.
  • Las copias en papel de documentos originales que se hayan emitido en este soporte se proporcionarán mediante copia auténtica, también en papel, del documento electrónico que se encuentre en poder de la Administración o mediante una puesta de manifiesto electrónica que contenga la copia auténtica del documento original.

A estos efectos, las Administraciones harán públicos, en la sede electrónica correspondiente, los códigos seguros de verificación u otro sistema de verificación utilizado.

Por su parte, los interesados podrán solicitar en cualquier momento la expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos que hayan sido emitidos de manera válida por las Administraciones Públicas. La solicitud se dirigirá al órgano que emitió el documento original y se expedirán, salvo las excepciones derivadas de la ley 19/2013, de 9 de diciembre, en el plazo de 15 días a contar desde la recepción de la solicitud en el registro electrónico de la Administración u organismo competente.

Asimismo, las Administraciones Públicas estarán obligadas a expedir copias auténticas de cualquier documento en papel que presenten los interesados y que vayan a incorporarse a un expediente administrativo.

Cuando las Administraciones Públicas expidan copias auténticas electrónicas, quedará indicado expresamente en el documento de la copia.

La expedición de copias auténticas de documentos públicos notariales, registrales y judiciales, así como de los diarios oficiales, se regirá por su legislación específica.

 

Documentos aportados por los interesados al procedimiento administrativo

 

Por último, el artículo 28 recoge que los interesados deberán aportar al procedimiento administrativo los datos y documentos que exijan las Administraciones Públicas de acuerdo con la normativa aplicable. Además, los interesados podrán aportar cualquier otro documento que estimen oportuno.

Además, recogemos los siguientes aspectos importantes de este artículo:

  • Los interesados tienen el derecho de no aportar los documentos que ya tenga en su poder la Administración actuante o que hayan sido elaborados por otra Administración. La Administración actuante podrá consultarlos o recabarlos a no ser que el interesado se oponga. No obstante, no podrán oponerse cuando la aportación del documento se exija en el marco del ejercicio de potestades sancionadoras o de inspección.
  • Las Administraciones Públicas deben recabar los documentos electrónicamente a través de sus redes corporativas o mediante consulta a las plataformas de intermediación de datos u otros sistemas electrónicos que estén habilitados para ello.
  • En el caso de que sean informes preceptivos que hayan sido elaborados por un órgano administrativo distinto al que tramita el procedimiento, estos deberán remitirse en el plazo de 10 días a contar desde su solicitud. Tras el cumplimiento del plazo, se informará al interesado de que puede aportar este informe o esperar a su remisión por el órgano competente.
  • Las Administraciones no exigirán a los interesados que presenten los documentos originales, salvo que, con carácter excepcional, la normativa reguladora aplicable establezca lo contrario.
  • Las Administraciones Públicas no requerirán a los interesados datos o documentos que no exija la normativa reguladora aplicable o que hayan sido ya aportados por el interesado a cualquier Administración. En este sentido, el interesado deberá indicar en qué momento y a qué órgano administrativo los presentó, y las Administraciones Públicas deberán recabarlos de manera electrónica a través de sus redes corporativas o de una consulta a las plataformas de intermediación de datos u otros sistemas electrónicos que se hayan habilitados para ello, salvo que conste en el procedimiento la oposición expresa del interesado o la ley especial aplicable requiera su consentimiento expreso.
  • Con carácter excepcional, si las Administraciones Públicas no pudieran recabar los documentos, podrán solicitar al interesado que aporte de nuevo los documentos originales. Si estos estuvieran en formato papel, el interesado deberá obtener una copia auténtica con carácter previo a su presentación electrónica. La copia electrónica que resulte reflejará de manera expresa esta circunstancia.
  • También con carácter excepcional, cuando la relevancia del documento en el procedimiento lo exija o existan dudas derivadas de la calidad de la copia, las Administraciones podrán solicitar de manera motivada cotejar las copias que haya aportado el interesado y, para ello, podrán requerir el documento o la información original.
  • Las copias que los interesados aporten al procedimiento administrativo solo serán eficaces en el ámbito de la actividad de las Administraciones Públicas.
  • Los interesados se responsabilizarán de la veracidad de los documentos que presenten.

 

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