Ley 39/2015: Registros y archivo de documentos

 

En el capítulo I del título II de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las Administraciones Públicas se recoge la información sobre los registros y el archivo de documentos en las Administraciones, en concreto, en los artículos 16 y 17 de la normativa.

 

Los registros

 

Tal y como señala el artículo 16, cada una de las Administraciones contará con un registro electrónico general donde se realizará el correspondiente asiento (es decir, una anotación) de todo documento que se presente o se reciba en cualquier órgano administrativo, organismo público o entidad que esté vinculada o dependa de estos. Además, se podrá anotar en el mismo registro la salida de los documentos oficiales que vayan dirigidos a otros órganos o particulares.

Recuerda que los organismos públicos vinculados o dependientes de cada Administración podrán tener su propio registro electrónico, que estará plenamente interoperable e interconectado con el registro electrónico general de la Administración de la que dependa.

Hay que tener en cuenta que el registro electrónico general de cada Administración funcionará como un portal, facilitando el acceso a los registros electrónicos de cada organismo. Todos los registros cumplirán con las garantías y medidas de seguridad que prevé la legislación vigente en materia de protección de datos de carácter personal.

 

Registros electrónicos

 

Las disposiciones de creación de los registros electrónicos se publicarán en el diario oficial correspondiente y su texto íntegro estará disponible para su consulta en la sede electrónica de acceso al registro. En todo caso, las disposiciones de creación de registros electrónicos especificarán el órgano o unidad responsable de su gestión, así como la fecha y hora oficial y los días declarados como inhábiles.

Además, en la sede electrónica de acceso a cada registro, figurará la relación actualizada de los trámites que pueden iniciarse en el mismo.

Los asientos que se registren se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida de los documentos, indicando la fecha del día en que se produzcan. Una vez finalizado el trámite de registro, los documentos serán cursados sin dilación a sus destinatarios y a las unidades administrativas correspondientes desde el registro en que hubieran sido recibidas.

Es importante destacar que el registro electrónico de cada Administración u organismo garantizará que, en cada asiento que se practique, se deje constancia de:

  • Un número.
  • Epígrafe expresivo de su naturaleza, es decir, un título o una frase breve que sirva de introducción al contenido principal.
  • Fecha y hora de su presentación.
  • Identificación del interesado.
  • Órgano administrativo remitente, si procede.
  • Persona u órgano administrativo al que se envía.
  • En su caso, referencia al contenido del documento que se registra.

Para ello, se emitirá, de manera automática, un recibo, consistente en una copia autenticada del documento de que se trate, en el que se incluirá la fecha y hora de presentación, el número de entrada de registro y un recibo acreditativo de otros documentos que, en su caso, lo acompañen y que, de esta manera, permita una garantía de su integridad y no repudio de los mismos.

 

Presentación de documentación

 

Los documentos que los interesados dirijan a los órganos de las Administraciones Públicas podrán presentarse de manera electrónica:

  • En el registro electrónico de la Administración u organismo al que vayan dirigidos o en los restantes registros electrónicos de cualquiera de los sujetos a los que hace referencia el artículo 2.1 de esta ley (hablamos, por ejemplo, de la Administración General del Estado, las Administraciones de las comunidades autónomas, las entidades locales o el sector público institucional, en el que se incluyenentre otros, las universidades públicas)

Asimismo, también podrán presentarse, de manera presencial:

  • En las oficinas de Correos.
  • En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero.
  • En las oficinas de asistencia en materia de registros.

También la ley abre la posibilidad de que se añadan en un futuro otras alternativas viables, al indicar que podrán presentarse en cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.

Los registros electrónicos de todas y cada una de las Administraciones deberán ser plenamente interoperables, de manera que se garantice su compatibilidad informática e interconexión, así como la transmisión telemática de los asientos registrales y de los documentos que se presenten en cualquiera de los registros.

 

 

 

Digitalización de documentos

 

Los documentos presentados de manera presencial ante las Administraciones Públicas deberán ser digitalizados por la oficina de asistencia en materia de registros en la que hayan sido presentados para su incorporación al expediente administrativo electrónico, devolviéndose los originales al interesado, sin perjuicio de aquellos supuestos en que la norma determine la custodia por la Administración de los documentos presentados o resulte obligatoria la presentación de objetos o de documentos en un soporte específico no susceptibles de digitalización.

De manera reglamentaria, las Administraciones podrán establecer la obligación de presentar determinados documentos por medios electrónicos para ciertos procedimientos y colectivos de personas físicas que, por razón de su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos, quede acreditado que tienen acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios. Recordamos que este apartado hace referencia a trámites como la inscripción en la universidad o a una oferta de empleo público.

En el caso de que sea necesario abonar una cantidad en el momento de presentar unos documentos, el pago podrá realizarse mediante una transferencia dirigida a la oficina pública, sin perjuicio de que exista la posibilidad de abonarla por otros medios.

Las Administraciones Públicas deberán hacer pública y mantener actualizada una relación de las oficinas en las que se prestará asistencia para la presentación electrónica de documentos.

No se tendrán por presentados en el registro aquellos documentos e información cuyo régimen especial establezca otra forma de presentación.

 

Archivo de documentos

 

Señala el artículo 17 que cada una de las Administraciones deberá mantener un archivo electrónico único con los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados, en los términos establecidos en la normativa reguladora aplicable.

Los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su consulta, con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión. Se asegurará, en todo caso, la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones. La eliminación de dichos documentos deberá ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable.

Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos.

 

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