Funcionamiento electrónico del sector público

May 14, 2021

 

Nos adentramos en el capítulo V del título preliminar de la Ley 40/2015 de Régimen Jurídico del Sector Público, denominado “Funcionamiento electrónico del sector público” e integrado por los artículos 38 a 46 bis.

 

Capítulo V. “Funcionamiento electrónico del sector público”

 

La sede electrónica

 

La sede electrónica queda recogida en el artículo 38, en el que, en primer lugar, se establece su concepto. La sede electrónica es la dirección electrónica, de la que será titular la Administración Pública correspondiente, o bien uno o varios organismos o entidades de derecho público en el desarrollo de sus respectivas competencias, puesta a disposición de los ciudadanos a través de redes de telecomunicaciones.

Conviene mencionar que el titular de la sede electrónica asume la responsabilidad, con relación a su establecimiento, de la integridad, veracidad y actualización de la información y de los servicios a los que puede accederse a través de ella.

Además, será cada Administración Pública la que determinará las condiciones y las herramientas de creación de las sedes electrónicas, sometidas a los principios de transparencia, publicidad, responsabilidad, calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad. Asimismo, siempre deberá quedar asegurada la identificación del órgano titular de la sede y los medios disponibles para la formulación de sugerencias y quejas.

Cada una de las sedes electrónicas de las Administraciones Públicas dispondrá de los sistemas que les permitan el establecimiento de comunicaciones seguras, siempre que sea necesario.

A su vez, en la publicación de informaciones, servicios y transacciones en las sedes electrónicas, se observarán los principios de accesibilidad y uso de acuerdo con las normas establecidas a tal efecto, con los estándares abiertos y, cuando proceda, con aquellos otros que sean de uso generalizado por los ciudadanos.

Es importante resaltar que las sedes electrónicas utilizarán certificados reconocidos o cualificados de autenticación de sitio web o medio equivalente para identificarse y asegurar una comunicación segura.

 

Portal de Internet

 

El portal de Internet se recoge en el artículo 39. El precepto se limita a regular su alcance conceptual, definiéndolo como el punto de acceso electrónico del que será titular la Administración Pública, organismo público o entidad de derecho público correspondiente que proporcionará el acceso a la información pública y, cuando proceda, a la sede electrónica correspondiente a través de Internet.

 

Sistemas de identificación de las Administraciones Públicas

 

Los sistemas de identificación de las Administraciones Públicas están contemplados en el artículo 40. Es importante saber que cada Administración Pública podrá identificarse a través del uso de un sello electrónico basado en un certificado electrónico reconocido o cualificado en el que concurran los requisitos exigidos por la legislación de firma electrónica.

El contenido mínimo de estos consistirá en el número de identificación fiscal y la denominación correspondiente, así como, cuando proceda, la identidad de la persona titular en los supuestos de sellos electrónicos de órganos administrativos.

Además, la relación de sellos usados por cada Administración Pública, incluyendo las características de los certificados electrónicos y los prestadores que los expiden, deberá ser pública y accesible por medios electrónicos. Asimismo, cada Administración Pública procederá a adoptar cada una de las medidas que resulten adecuadas para facilitar la verificación de sus sellos electrónicos.

Finalmente, el precepto señala que se presumirá identificada la Administración Pública correspondiente con relación a la información que publique como propia en su portal de Internet.

 

Actuación administrativa automatizada

 

La actuación administrativa automatizada queda recogida en el artículo 41. El precepto aborda la materia señalando que esta consiste en cualquiera acto o actuación de una Administración Pública desarrollada completamente por medios electrónicos en el ámbito de un procedimiento administrativo en el que no ha intervenido de manera directa un empleado público.

Es requisito previo a la actuación administrativa automatizada el establecimiento del órgano u órganos competentes, según corresponda, para definir las especificaciones, programación, mantenimiento, supervisión y control de calidad y, cuando proceda, la auditoría del sistema de información y su código de fuente. Además, también deberá quedar determinado el órgano identificado como responsable a efectos de impugnación.

 

Sistemas de firma para la actuación administrativa automatizada

 

Los sistemas de firma para la actuación administrativa automatizada se encuentran consagrados en el artículo 42. Cada Administración Pública tiene potestad para estipular, en el ejercicio de la competencia en la actuación administrativa automatizada, los supuestos de utilización de los siguientes sistemas de firma electrónica:

  • Sello electrónico de Administración Pública, órgano, organismo público o entidad de derecho público, basado en certificado electrónico reconocido o cualificado que reúna los requisitos exigidos por la legislación de firma electrónica.
  • Código seguro de verificación vinculado a la Administración Pública, órgano, organismo público o entidad de derecho público en los términos y condiciones establecidos, permitiéndose, en todo caso, la comprobación de la integridad del documento mediante el acceso a la sede electrónica correspondiente.

 

Firma electrónica del personal al servicio de las Administraciones Públicas

 

La regulación de la firma electrónica del personal al servicio de las Administraciones Públicas queda recogida en el artículo 43, que establece que, cuando en la actuación de una Administración, órgano, organismo público o entidad de derecho público se utilicen medios electrónicos, esta será desarrollada a través de la firma electrónica del titular del órgano o empleado público.

Será cada Administración la que establecerá los sistemas de firma electrónica que deben ser usados por su personal, que podrán identificar de manera conjunta al titular del puesto de trabajo o cargo y a la Administración u órgano en el que presta sus servicios. No obstante, por motivos de seguridad pública, estos sistemas podrán hacer mención solo del número de identificación profesional del empleado.

 

Intercambio electrónico de datos en entornos cerrados de comunicación

 

El intercambio electrónico de datos en entornos cerrados de comunicación se encuentra contemplado en el artículo 44. Serán considerados válidos, a efectos de autenticación e identificación de los emisores y receptores, de acuerdo con este precepto, los documentos electrónicos transmitidos en entornos cerrados de comunicaciones establecidos entre Administraciones Públicas, órganos, organismos públicos y entidades de derecho público.

Además, en los casos en los que los participantes en las comunicaciones formasen parte de una misma Administración Pública, esta estipulará las condiciones y garantías por las que se regirá, debiendo determinar, como mínimo, la relación de emisores y receptores autorizados y la naturaleza de los datos que se van a intercambiar.

Es importante destacar que, si los participantes integrasen distintas Administraciones Públicas, estas suscribirán un convenio para determinar las condiciones y garantías por las que se regirá el intercambio electrónico de datos. Dicho convenio deberá comprender el contenido mínimo indicado, es decir, la relación de emisores y receptores autorizados y la naturaleza de los datos que se van a intercambiar.

Por último, el precepto señala que es imprescindible que quede garantizado, en todo caso, la seguridad del entorno cerrado de comunicaciones y la protección de los datos que se transmitan.

 

 

Aseguramiento e interoperabilidad de la firma electrónica

 

El artículo 45 desarrolla la materia relativa al aseguramiento e interoperabilidad de la firma electrónica. Las Administraciones Públicas tienen reconocida la facultad de establecer los trámites e informes que incluyen firma electrónica reconocida o cualificada y avanzada basada en certificados electrónicos reconocidos o cualificados de firma electrónica.

Además, con el objetivo de fomentar la interoperabilidad y posibilitar la verificación automática de la firma electrónica de los documentos electrónicos, cuando una Administración Pública use sistemas de firma electrónica diferentes a aquellos basados en certificado electrónico reconocido o cualificado para remitir o poner a disposición de otros órganos, organismos públicos, entidades de derecho público o Administraciones Públicas la documentación firmada electrónicamente, podrá superponer un sello electrónico basado en un certificado electrónico reconocido o cualificado.

 

Archivo electrónico de documentos

 

Del archivo electrónico de documentos se encarga el artículo 46, que regula que  todos los documentos empleados en las actuaciones administrativas serán almacenados por medios electrónicos, salvo en aquellos supuestos en los que no sea posible.

Conviene recalcar que deberán conservarse en soportes electrónicos, en idéntico formato del que se originó o en cualquier otro, siempre que se asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlos, aquellos documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares.  En todo caso, se garantizará la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos o soportes que aseguren el acceso desde distintas aplicaciones.

El artículo concluye señalando que  los archivos deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados y de los medios y  soportes en que se almacenen tales documentos. En concreto, es preciso que aseguren, de acuerdo con el ciclo de vida de los servicios y sistemas utilizados:

  • La identificación de los usuarios y el control de los accesos.
  • El cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos.
  • La recuperación y conservación a largo plazo de los documentos electrónicos producidos por las Administraciones Públicas que así lo requieran.

 

Ubicación de los sistemas de información y comunicación para el registro de datos

 

La ubicación de los sistemas de información y comunicaciones para el registro de datos, previsto en el artículo 46 bis, cierra el capítulo V del título preliminar. En él se señala que los sistemas de información y comunicaciones para la recogida, almacenamiento, procesamiento y gestión del censo electoral, los padrones municipales de habitantes y otros registros de población, datos fiscales relacionados con tributos propios o cedidos y datos de los usuarios del sistema nacional de salud, así como los correspondientes tratamientos de datos personales, deben ser prestados y quedar ubicados dentro del territorio de la Unión Europea.

Además, dichos datos no podrán ser objeto de transferencia a un tercer país u organización internacional, salvo que hayan sido objeto de una decisión de adecuación de la Comisión Europea o cuando así lo exija el cumplimiento de las obligaciones internacionales que, en su caso, hubiesen sido asumidas por España.

 

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