Ley 39/2015 La identificación y firma en los procedimientos administrativos

 

La información sobre la identificación y firma de los interesados en el procedimiento administrativo se encuentra recogida en el capítulo II del título I de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las Administraciones Públicas, de los artículos 9 al 12, siendo una de las novedades más importantes de esta ley por dos motivos:

  • Se realiza una separación entre identificación y firma electrónica.
  • Se simplifican los medios para acreditar una u otra.

Es decir, con carácter general, solo será necesaria la identificación y se exigirá la firma electrónica cuando deba acreditarse la voluntad y el consentimiento del interesado.

 

Sistemas de identificación de los interesados en el procedimiento

 

En este sentido, las Administraciones Públicas están obligadas a verificar la identidad de los interesados en el procedimiento administrativo. Dicha verificación se realizará comprobando nombre y apellidos o la denominación o razón social, según corresponda, y que consten en el DNI o en el documento identificativo equivalente.

Si bien, con carácter general, tal y como señala el artículo 9, la identificación se realiza mediante DNI, con el avance de la administración electrónica, los interesados también podrán identificarse electrónicamente ante las Administraciones Públicas a través de los siguientes sistemas:

  • Sistemas basados en certificados electrónicos cualificados de firma electrónica expedidos por prestadores incluidos en la Lista de confianza de prestadores de servicios de certificación. Es importante recordar que el prestador de servicios de certificación es la persona física o jurídica que expide certificados electrónicos o presta otros servicios en relación con la firma electrónica.
  • Sistemas basados en certificados electrónicos cualificados de sello electrónico expedidos por prestadores incluidos en la Lista de confianza de prestadores de servicios de certificación.
  • Sistemas de clave concertada y cualquier otro sistema que las Administraciones consideren válido en los términos y condiciones que se establezcan, siempre que cuenten con un registro previo como usuario que permita garantizar su identidad con la autorización previa de la Secretaría General de Administración Digital del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, que solo podrá ser denegada por motivos de seguridad pública, con un informe previo vinculante de la Secretaría de Estado de Seguridad del Ministerio del Interior. La autorización habrá de ser emitida en el plazo máximo de tres meses. Si bien la Administración General del Estado tiene la obligación de resolver en plazo, la falta de resolución de la solicitud de autorización se entenderá que tiene efectos desestimatorios.

Es importante recalcar que las Administraciones Públicas deberán garantizar que el uso de los sistemas basados en certificados electrónicos cualificados de firma electrónica y de sello electrónico sea posible para todo procedimiento, aunque se admitan para ese mismo procedimiento los sistemas de clave concertada o cualquier otro sistema que las Administraciones consideren válido.

En relación con los sistemas de identificación de clave concertada o cualquier otro sistema válido para las Administraciones, es obligatorio que los recursos técnicos necesarios para la recogida, almacenamiento, tratamiento y gestión de dichos sistemas se encuentren situados en territorio de la Unión Europea y, en caso de tratarse de categorías especiales de datos a los que se refiere el artículo 9 del Reglamento (UE) 2016/679, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE, en territorio español. En cualquier caso, los datos se encontrarán disponibles para que las autoridades judiciales y administrativas competentes puedan acceder a ellos. Estos datos no podrán ser objeto de transferencia a un tercer país u organización internacional, con excepción de los que hayan sido objeto de una decisión de adecuación de la Comisión Europea o cuando así lo exija el cumplimiento de las obligaciones internacionales asumidas por nuestro país.

En todo caso, la aceptación de alguno de estos sistemas por la Administración General del Estado servirá para acreditar frente a todas las Administraciones Públicas, salvo prueba en contrario, la identificación electrónica de los interesados en el procedimiento administrativo.

 

Sistemas de firma admitidos por las Administraciones Públicas

 

Tras ver los sistemas de identificación recogidos en el artículo 9, pasamos a analizar los sistemas de firma admitidos por las Administraciones Públicas que señala el artículo 10.

En este sentido, los interesados podrán firmar a través de cualquier medio que permita acreditar la autenticidad de la expresión de su voluntad y consentimiento, así como la integridad e inalterabilidad del documento. No obstante, en el caso de que los interesados quieran relacionarse con las Administraciones Públicas a través de medios electrónicos, se considerarán válidos a efectos de firma los siguientes sistemas:

  • Sistemas de firma electrónica cualificada y avanzada basados en certificados electrónicos cualificados de firma electrónica expedidos por prestadores incluidos en la Lista de confianza de prestadores de servicios de certificación.
  • Sistemas de sello electrónico cualificado y de sello electrónico avanzado basados en certificados electrónicos cualificados de sello electrónico expedidos por prestador incluido en la Lista de confianza de prestadores de servicios de certificación.
  • Cualquier otro sistema que las Administraciones Públicas consideren válido en los términos y condiciones que se establezca, siempre que cuenten con un registro previo como usuario que permita garantizar su identidad y, al igual que en los sistemas de identificación, previa autorización por parte de la Secretaría General de Administración Digital, que solo podrá ser denegada por motivos de seguridad pública, previo informe vinculante de la Secretaría de Estado de Seguridad. La autorización habrá de ser emitida en el plazo máximo de tres meses, si bien la falta de resolución de la solicitud de autorización se entenderá que tiene efectos desestimatorios.

De igual modo, las Administraciones Públicas garantizarán que el uso de los dos primeros sistemas sea posible para todos los procedimientos en todos sus trámites, aunque, de manera adicional, se permita otro de los sistemas válidos para las Administraciones Públicas.

En cuanto a esos sistemas que las Administraciones Públicas puedan consideran válidos, deben cumplir con los mismos requisitos de la Unión Europea que ya hemos mencionado en los sistemas de identificación.

Por otro lado, cuando de manera expresa lo señale la normativa reguladora aplicable, las Administraciones Públicas podrán admitir los sistemas de identificación contemplados en esta ley como sistema de firma cuando permitan acreditar la autenticidad de la expresión de la voluntad y consentimiento de los interesados. Asimismo, cuando los interesados utilicen un sistema de firma, su identidad se entenderá ya acreditada mediante el propio acto de la firma.

 

Uso de medios de identificación y firma en el procedimiento administrativo

 

En el artículo 11 se indica que, con carácter general, para realizar cualquier actuación prevista en el procedimiento administrativo, será suficiente con que los interesados acrediten previamente su identidad a través de cualquiera de los medios de identificación previstos en esta ley, y las Administraciones Públicas solo requerirán a los interesados el uso obligatorio de firma para:

  • Formular solicitudes.
  • Presentar declaraciones responsables o comunicaciones.
  • Interponer recursos.
  • Desistir de acciones.
  • Renunciar a derechos.

 

 

Asistencia en el uso de medios electrónicos a los interesados

 

Por último, para lograr una mayor efectividad en la utilización y la comunicación por medios electrónicos, tal y como recoge el artículo 12, las Administraciones Públicas deberán garantizar que los interesados pueden relacionarse con la Administración a través de medios electrónicos, para lo que pondrán a su disposición los canales de acceso que sean necesarios, así como los sistemas y aplicaciones que, en cada caso, se determinen.

Las Administraciones Públicas asistirán, en el uso de medios electrónicos, a los interesados que no estén obligados a relacionarse con ellas a través de medios electrónicos que así lo soliciten, especialmente en lo referente a la identificación y firma electrónica, presentación de solicitudes a través del registro electrónico general y obtención de copias auténticas.

Asimismo, si alguno de estos interesados no dispone de los medios electrónicos necesarios, su identificación o firma electrónica en el procedimiento administrativo podrá ser válidamente realizada por un funcionario público mediante el uso del sistema de firma electrónica del que esté dotado para ello. En este caso, será necesario que el interesado que carezca de los medios electrónicos necesarios se identifique ante el funcionario y preste su consentimiento expreso para esta actuación, de lo que deberá quedar constancia para los casos de discrepancia o litigio.

La Administración General del Estado, las comunidades autónomas y las entidades locales mantendrán actualizado un registro, u otro sistema equivalente, en el que constarán los funcionarios habilitados para la identificación o firma. Estos registros o sistemas deberán ser plenamente interoperables y estar interconectados con los de las restantes Administraciones Públicas para comprobar que dichas habilitaciones son válidas. Hay que añadir que, en este registro o sistema equivalente constarán, al menos, los funcionarios que presten servicios en las oficinas de asistencia en materia de registros.

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